ELABORACIÓN DE CARTAS COMERCIALES
NORMA TÉCNICA ICONTEC 3393
DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
CARTA: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social.
Anexo: documento o elementos que acompaña a la carta.
Apóstrofe: signo ortográfico (‘) que, para efectos de esta norma, se utiliza para separas las cifras en dinero que indican millón.
Asunto: síntesis del contenido de la carta.
Copia: fiel reproducción de un documento.
Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, teles y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación.
Despedida: palabra o frase de cortesía
Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.
Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta.
Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.
Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
Líneas especiales: líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor.
Logotipo. Símbolo que identifica a una empresa.
Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una persona natural o jurídica.
Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
Razón social: nombre que identifica a una empresa
Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
Texto: cuerpo del mensaje.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
CLASIFICACIÓN
Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así:
MODELOS
MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido).
MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre). Ver Figura 1.
ESTILOS
BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo
BLOQUE : Las líneas de número, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
MARGENES:
Superior entre 3 y 4 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm Lateral derecho
Entre 2 y 3 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm
ZONAS
ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT
ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad
ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro.
Figura 1. Zonas de la carta
Estructura de Carta Estilo Bloque Extremo
Carta estilo bloque
