ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369
Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
CLASIFICACIÓN
Registrada y no registrada
REQUISITOS
MARGENES: Igual a la carta
TITULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter extraordinario.
PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No se inicia con gerundio.
No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Sin borrones ni repisados.
PAGINAS SUBSIGUIENTES
Papel del mismo color, calidad y tamaño.
Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Se identifica con el nombre de la reunión y el número separado con guión, al margen derecho se escribe el número.
Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado.
REQUISITOS ESPECÍFICOS
RAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página
TITULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula sostenida a 3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).
DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.
FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento se escribe FECHA: en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la fecha.
HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De 09:15 a las 10:30 horas)
LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula sostenida de dos puntos. (Hotel El Barón, Salón Diamante)
ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente).
Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)
INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.
AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.
ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.
DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida. A 2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación sencilla.
CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.
FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo con mayúscula inicial.
ANEXOS: Si los hay
IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Si se desea.
