DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS - INFORME ADMINISTRATIVO

INFORME ADMINISTRATIVO

 

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588

DEFINICIÓN: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.



CLASIFICACIÓN



De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En periódicos o esporádicos



De acuerdo con el número de hojas: En cortos, hasta la página número 10 y en extensos, a partir de la página 11.



REQUISITOS



MARGENES: Los mismos de la carta; para el encabezado de segundas hojas, igualmente.



INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.



CUERPO DEL INFORME: Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones (Opcional)



Consúltese la Norma Icontec 3588



INFORME CORTO: Consta de las partes que se explican a continuación. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente



RAZÓN SOCIAL: Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa.



DEPENDENCIA: A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo.



NUMERO O CODIGO: En caso de requerir el número o el código de identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el margen derecho, así:



CM-023



TITULO: A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y en mayúscula sostenida.



FECHA: A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos ( : ). Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.



AUTORÍA DEL INFORME: A interlineación de uno y medio a dos debajo de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos ( : ), ELABORADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.



OBJETIVO: El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del mismo y se presenta, así:



De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos ( : ), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de este enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.



ESCRITURA DE TEXTO: El informe corto, generalmente consta de un capítulo único, de requerir numerales se escriben contra el margen izquierdo.



CONCLUSIONES: (Opcional) En caso de incluirlas se procede así: la palabra CONCLUSIÓN o CONCLUSIONES se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.



FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, . El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.



TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante.

 

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS - HOJA DE VIDA

ELABORACIÓN HOJA DE VIDA

NORMA TÉCNICA COLOMBIA NTC 4228

Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.



REQUISITOS



MÁRGENES:



Igual anteriores documentos.



PARTES



IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: La expresión HOJA DE VIDA se escribe de 2 a 3 interlíneas del margen superior, centrada, mayúscula sostenida. Se puede usar negrilla.



DATOS PERSONALES: Mayúscula sostenida, margen izquierdo, de 3 a 4 interlíneas.



Se presentan en dos columnas y constan de nombre, identificación, fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono (opcionales: licencia conducción, pasaporte, tarjeta profesional)



Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de dos puntos.



NOMBRE: A 3 interlíneas de DATOS PERSONALES. Al frente nombre y apellidos en mayúscula sostenida.



IDENTIFICACIÓN: A 2 interlíneas, al frente se especifica tipo de documento y ciudad de expedición.



FECHA DE NACIMIENTO: A 2 interlíneas, al frente con mayúscula inicial se nombra la ciudad y fecha completa.



DOMICILIO: A 2 interlíneas. Al frente dirección y ciudad de residencia.



TELÉFONO: A 2 interlíneas, al frente el número separado por espacios.

ESTUDIOS: Título contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida, a 3 interlíneas. Los estudios se presentan a dos columnas y constan de ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, POSTGRADO y otros.



ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: A 3 interlíneas del título ESTUDIOS. Al frente nombre del establecimiento, título obtenido o periodos cursados, ciudad y año de terminación. Esta información se puede suprimir.



ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: Título en mayúscula sostenida, al margen izquierdo y a 3 interlíneas.



A 3 interlíneas se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos con negrilla o mayúscula sostenida. Luego duración, nombre institución, ciudad y fecha.



EXPERIENCIA: Título contra el margen izquierdo, mayúscula sostenida, a 3 interlíneas.



•A 3 interlíneas se relacionan los nombres de las empresas, cargos y tiempo de servicio, comenzando por el último cargo desempeñado.



•En orden: nombre de la empresa con mayúscula inicial, cargo desempeñado destacado negrilla o mayúscula sostenida y tiempo de servicio.



REFERENCIAS:



LABORALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas.

A 3 interlíneas se escribe nombre de la empresa y los datos de la persona de la referencia (nombre, cargo, dirección y teléfono).



PERSONALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas.

A 3 interlíneas, datos de la persona que referencia (nombre, profesión o dignidad, ciudad y teléfono).



NOMBRE Y FIRMA: De 4 a 6 interlíneas contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida se escribe el nombre completo.



FECHA DE PRESENTACIÓN: De 3 a 4 interlíneas se escribe la ciudad y fecha.



PÁGINAS SUBSIGUIENTES



•Igual color, calidad y tamaño del papel

•Todas las hojas deben finalizar párrafo completo

•Encabezado entre 2 y 3 cm del borde superior con mayúscula inicial

•Línea de identificación consta de nombre del documento y de la persona, y número de la página a la derecha

•El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas.



ASPECTOS GENERALES



•Debe ser enviada en original y acompañada por carta

•Datos veraces

•Fotografía reciente parte superior derecha primera hoja

•Cuando se desee se pueden citar fortalezas y experiencias

 

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS - CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS




NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4176



CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.



CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.



CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser:



Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, comportamiento, etc.



Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos, documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc..



ESTILOS



BLOQUE EXTREMO (Número, fecha y firmante parten del margen izquierdo)



BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho.



REQUISITOS



MÁRGENES: Igual a los demás documentos.



PARTES



NÚMERO : Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el estilo.



FECHA : De 2 a 3 interlíneas, en forma completa



CARGO: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-LA.



IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla).



TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayúscula sostenida e identificación).



•Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos.

•Se redacta en tercera persona.

•En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario.



FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas y según el estilo

.

TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo.



CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS: Escribir los dos cargos responsables (Director y Secretario).

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS - ACTAS

ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369

Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.



 CLASIFICACIÓN



Registrada y no registrada



 REQUISITOS



MARGENES: Igual a la carta



TITULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter extraordinario.



PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No se inicia con gerundio.



No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Sin borrones ni repisados.



 PAGINAS SUBSIGUIENTES

 Papel del mismo color, calidad y tamaño.

 Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Se identifica con el nombre de la reunión y el número separado con guión, al margen derecho se escribe el número.

 Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado.



 REQUISITOS ESPECÍFICOS



RAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página



TITULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula sostenida a 3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).



DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.



FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento se escribe FECHA: en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la fecha.



HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De 09:15 a las 10:30 horas)



LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula sostenida de dos puntos. (Hotel El Barón, Salón Diamante)



ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente).



Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)



INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.



AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.



ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.



DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida. A 2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación sencilla.



CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.



FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo con mayúscula inicial.



ANEXOS: Si los hay



IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Si se desea.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS - SOBRES

ELABORACIÓN DE SOBRES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.

ıPARTES

Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL,

CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican

centradas en la parte inferior.

Tercio central para ubicar datos del destinatario.

Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo.

ıASPECTOS GENERALES SOBRES

•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.

•Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete.

•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el

tamaño.

•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.

•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos

del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio•La

impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede

hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado

derecho.

•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número

telefónico antes de la ciudad.

•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se

recomienda un tamaño apropiado.

•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al

documento.
   

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS - CIRCULARES

CIRCULARES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC3397

Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios

ıCLASIFICACIÓN

ıDe acuerdo con el destinatario:

•EXTERNA O CARTA CIRCULAR

•INTERNA O GENERAL

ıDe acuerdo con el estilo:

•BLOQUE EXTREMO

•BLOQUE

ıREQUISITOS

MÁRGENES:

Superior entre 3 y 4 cm

Inferior entre 2 y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 4 cm

Lateral derecho entre 2 y 3 cm

ıCARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas.

ıCIRCULAR INTERNA O GENERAL

DENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra

CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada.

NÚMERO: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder el código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular.

FECHA: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.

DESTINATARIO: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)

ASUNTO: Opcional. Síntesis en máximo en cuatro palabras, a 3 interlíneas de con mayúscula inicial y seguida de dos puntos.

TEXTO: De 3 a 4 interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. (Con agrado informamos al personal…., La Gerencia se complace en…)

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

•Utilizar hojas en blanco o con logo

•Igual calidad, color y tamaño

•Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior o a 2 del logo

•La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o número y el número a la derecha.

•El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.

•Demás recomendaciones de la carta comercial

DESPEDIDA: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto.

REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar.

(Tener en cuenta estilo elegido). Preferiblemente firma a manuscrita.

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta.

“LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO”
 
 

Ejemplo Circular Externa - Bloque Extremo

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS - MEMORANDO

ELABORACIÓN DE MEMORANDOS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC3397

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

CLASIFICACIÓN:

BLOQUE EXTREMO

BLOQUE

REQUISITOS

Márgenes (Igual a la carta)

ZONAS (igual a la carta)

Denominación del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlínea se ubica la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.

Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de 2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO.

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas del número.

Encabezamiento:

A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial.

A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.

A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento con mayúscula inicial.

Alternativas para diligenciamiento datos destinatario y remitente:

Alternativa 1:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado por coma.

Remitente: Nombre y cargo separados por coma. En este caso se omite el nombre al final el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparece su firma.

Alternativa 2:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo

Remitente: Cargo y dependencia o cargo

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

Alternativa 3:

Destinatario: Cargo y dependencia

Remitente: Cargo y dependencia

La firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto.

REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E. Seguida de punto. Después del cargo.

Asunto: Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial.

Texto:

Se inicia de 3 a 4 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo.

Se redacta en primera persona del singular o del plural según elc aso.

Se usa tratamiento de usted.

No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

Presentación impecable, sin borrones ni repisados.

PAGINAS SUBSIGUIENTES

Se puede utilizar hojas en blanco o con logotipo, de igual color, calidad y tamaño.

El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del logotipo con mayúscula inicial.

La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el número de la página a la derecha.

Doctor Fabio Lara Fuentes 2

El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.

Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo en los dos estilos. Expresión breve o frase terminada en punto.

Remitente: Cuando s aplican las alternativas 2 y 3 en el encabezamiento, el nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la despedida con mayúscula inicial.

Si se utiliza estilo bloque extremo, parte del margen izquierdo y en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha.

Líneas especiales: Anexos, copias e identificación del transcriptor, se aplican igual que en la carta